今週は社会福祉法人のお客様の理事会ラッシュです。理事会は、定時評議員会の前に中１４日空ける必要があるので、どうしても１週目になることが多く、今週はあちこち出向いています。

しかし、書類作成業務としてはもう評議員会招集通知やら役員改選の場合は理事長選定理事会書類の追い込みに入っています。（と言っても実作業は補助者さんが頑張ってくれている訳ですが…）理事会議事録は開催前に概ねできており、時間・参加者・監事の意見を現場で編集するだけの状態。それでも現場では思わぬ議論が起こったりするので気は抜けません。

さらに議事進行サポートのご契約をいただいている場合は、事前に作成している進行台本を元に、司会や議長との事前打ち合わせもあり園内で半日仕事です。

そして、来週からは招集通知やWAM NETの現況報告、行政指導監査用の調査書の作成、今年から報告項目が増えて厄介になった子ども・子育て支援情報公表システム「ここdeサーチ」の入力作業の合間に、司法書士さんと登記の調整を行ったりしていると、あっという間に評議員会ラッシュを迎えます。そういう状況なので、６月はほとんど事務所にいないか、いても全く余裕がなく、しつこい営業電話に出てしまったときはついつい冷たい対応をしてしまったりします。（苦笑）

その分、７月の開放感は最高なので、もうひと踏ん張り、頑張ってまいります！

特定行政書士　寺島朋弥

今週から来週は、多くの社会福祉法人、学校法人で決算祭りではないでしょうか。

うちも事業報告書作成の傍ら、決算整理仕訳（主に未収補助金）について一緒に確認することもあり、頭の中は数字だらけの毎日です。

そんな中、役員改選についてのスケジュール管理もあり、補助者さんの助けがなければとてもこなせる分野ではないなとつくづく感じています。

毎年５～６月がどれだけ大変なことになるか（補助者さんの助けがあっても大忙し）、身をもって知っているので、安易に新人さんに進めることもできない事情もあるのですが、児童福祉・幼児教育に関心のある新人さんには、一部の業務を手伝ってもらいつつ、勉強してもらったりしているところです。

将来的には彼女たちがそれぞれ補助者を雇い、一人前に一法人の全てをこなせるようになるのが一番だとは思いますが、補助者がいなくても個人行政書士同士がネットワークを作ってサポートし合うというのも面白い形かもしれないなと思っているところです。

ちなみに、この時期の繁忙期を乗り越えるコツは、社会福祉法人や学校法人特有の会計の基礎知識を持つことです。法令や定款どおりに理事会や評議員会の手続きを進めることは、行政書士であれば当たり前すぎることなので言うまでもありませんが、会計の基礎を分かっていると、事業報告書にも深みが出てきますし、何より現況報告書や調査書を作成していても会計部分が読めると楽しむ余裕すら出てきます。

ぜひ、夏～秋の閑散期（監査対応はあるかもしれませんが）に会計基準の勉強をしてみることをおすすめします。

特定行政書士　寺島朋弥

私はお客様に、予算理事会、決算理事会、定時評議員会（以下「役員会等」）にリーダークラスの現場の職員（保育士・看護師・栄養士）さんにオブザーバーとして参加してもらうことを提案することがあります。

もちろん、事前に全ての構成員の承諾が前提にはなりますが、よほどのことがない限り雇用している職員のオブザーバー参加を拒否することはあり得ないと思っています。また、提案する以上、責任があるので私もアドバイザーとして参加することは当然ですが…。

役員会等に一般の職員が参加することによるメリットはたくさんあります。

一つは緊張感というか空気感が全然違います。役員会等は、結構既定路線で事前に根回し済みのことを現場で形式的に議長が台本を読んでみんなで拍手するだけ（いわゆるシャンシャン総会）になりがちですが、一般労働者である職員が会場で傍聴しているだけで不思議とそういった雰囲気はなくなり、質疑応答もそれなりに出てきたりするものです。

二つ目は現場に直接関係する内容で議論になった場合、現場の声をその場で拾えること。例えば保育事故に関する質疑応答になった場合、当然園長先生は把握していますが、その日に直接ケアをして報告書を作成した看護師さんが会場にいる場合、その看護師さんから話をしてもらったほうが確実で、説得力もあったりするものです。

三つ目は、実は私が一番大事に思っていることで、職員さん自身の意識向上につながること。保育職員の多くは「純粋に保育が好き」」なのが当たり前であり、自ら園の経営に関わることを望む人は少なくて当然です。しかし、親族経営とかでなく、民主的に経営されている法人さんの場合、そのまま放置すると事業継承の観点で必ず困難が訪れます。理念をつなぐには内部のことを把握していることが望ましく、長年内部で保育を実践してきた職員さんほどの適任者はいないと思うのです。いきなり職員さんを役員にしてしまうと、手当が付けられなくなったり借上げ社宅の対象者から外れてしまったりと、いろいろ問題が出てきますが（個人的には一律に役員を補助の対象外にする今の制度のほうが問題だと思っていますが。）、役員会等へのオブザーバー参加であればそういった点を気にする必要もなく、経営の会議を間近で見ることができて本人の意識向上にもつながると思っています。

ちなみに私は職員さんがオブザーバー参加した場合、希望があれば会議終了後にフォローアップするようにしています。就業規則の改定などはもちろんのこと、お金のことも含めてできるだけかみ砕いで職員さんたちに説明し、法人の運営全体のことを把握してもらうようにしています。

これが実践できている園は、職員の定着率も高く、定員充足率も高く、自ずと財政も豊かになっていくことが多いものです。当然、担当役員や事務職員（もちろん支援する弊所も…）の労力は普通にやるよりも必要にはなり大変な面もありますが、中長期的に考えるとメリットのほうが大きいと思います。将来的に内部の職員さんを経営側に…と考えていらっしゃる法人さんには、いろいろお手伝いできることもあると思いますので是非ご相談ください。

特定行政書士　寺島朋弥

3月は翌年度の事業計画や予算承認の理事会（学校法人の場合は評議員会もセット）が行われるため、スポットでのお問い合わせもいただくのですが、招集通知書から議事録までのフルセット対応は顧問契約を締結している法人様だけで手一杯となっております。

しかし、今年は特に学校法人の新寄附行為施行に伴う関連規程の整備等がありますので、そういった規程の作成であれば出来る限りお応えできればと考えておりますので、まずはご相談ください。（申し訳ございませんが幼稚園と認定こども園に限らせていただきます。）

全てのご要望にお応えできず申し訳ございませんが、ご理解のほど、お願い申し上げます。

社会福祉法人や学校法人といった公益系の法人の事業年度は4月から3月までなので、決算期は皆一緒です。

おまけに決算に基づいて法令に定められた手続きが多数発生するので、こういった法人ばかりを扱っている会計事務所さんは本当に大変そうです。だいたい皆さん、4～6月はほぼ休めず、代わりに夏は暇とおっしゃいます。

ちなみに弊所の顧問業務のうち主たる業務は、理事会や評議員会の招集通知・議案書・議事録等の書類作成、現況報告や法人・施設調書の作成ですので、決算が上がってきてからが大忙しです。とは言っても実際には4月から補助者さんが少しずつ準備を進めていて、書類の大枠はほとんど出来ていたりはするのですが――。

今週はまさに各法人さんの決算があがってくる週で、監事監査に向けて事業報告書の最終調製を行いつつ、理事会・評議員会で論点になりそうな部分の行政照会のとりまとめ等、事前の裏方業務の終盤といったところです。

そして、監事監査が終わり、理事会の招集通知を発したらいよいよ6月の出張祭りです。今年は何故か夜間対応が多く、プライベート（それこそ保育園のお迎え）や補助者さんの勤務も含めて、調整しないといけないことが多いのですが、6月を乗り切れば、いきなり行政指導監査が来ない限りは多少落ち着くので、なんとか頑張りたいと思います。

今年はもう取り扱える件数がいっぱいいっぱいですが、来年はもう少し受けられるよう、業務体制も整えていきたいものです。

特定行政書士　寺島朋弥