保育園や学童クラブを利用する際に求められる就労証明書。

以前はいちいち会社の代表印を押してもらう必要があり、特に大企業に勤めている人は大変な手続きだったと思います。しかし、コロナ禍から脱ハンコの流れが加速し、今では各自治体のホームページからダウンロードしたExcelデータの中に必要事項を入力し、提出もExcelデータのまま送信というところが多くなっています。

保護者記入欄以外は勤務先の人事担当者が入力し、最終的に子どもの名前等を保護者が追加入力して完成ということになりますが、電子署名といった作成者の真正を担保する手続きが一切ないため、やろうと思えば一人で全部完結させたり、会社が入力した内容を後で編集することも…。

大体は上部に勤務先に無断で作成・改変をしたら刑法罪になるといった牽制文があると思いますが、あの一文で本当に効果があるのかと思う方も多いと思います。

しかし、Excelには（設定にもよりますが）編集した時間やアカウントといった履歴が残る機能がありますし、何より自治体から勤務先に問い合わせが来ることもあります。（実際にうちのスタッフの就労証明書の内容に関して、スタッフの居住自治体から私宛に問い合わせが来たこともあります。）

刑法云々も大事ですが、公的なことで虚偽申請をすると、本当に取り返しのつかないことになってしまうので、くれぐれも「軽い気持ちで…」「忙しい時期に人事に負担かけたくない…」とかはないようにしましょう。

以上、行政手続きのプロからの忠告でした。

とはいえ、今の就労証明の仕組みは多いに問題があると思っています。せっかく国で作った統一書式に基づいて運用されているのだから、電子署名とまでは言いませんが、ICT技術を駆使してオンライン上で作成者の真正を担保する仕組みは作って欲しいものです。上手くいけば様々な行政手続で使用できる汎用性の高い仕組みになると思うので、多少の予算はかけてもいいのではと思っているところです。

特定行政書士　寺島朋弥