ここ数か月、各地の学校法人幼稚園から役員変更届に関するお問い合わせをいただいております。

学校法人は今年4月に寄附行為が全面改定され、多くの法人は5月ないし6月の定時評議員会終結時に新体制（同一メンバーでも任期リセット）になっていることと思います。ところが、その際に法令や寄附行為に則った手続きがしっかりできていない等により、曖昧な状態になっていて、役員等変更届（理事長の登記完了届含む）が出せていなくて、秋頃の調査書の段階で行政から突かれて慌てて対応しているというケースが多いようです。

お問い合わせをいただく際にご注意いただきたいのは、「役員選任の会議をやっていない」と明言した上で、当時の議事録を作って欲しいと言われても対応はできません。行政書士は事実証明文書を作るも業務の一つですが、事実がないことを知ったうえで書類だけ作るというのは偽造になる恐れがあるためです。ただし、決算承認時期に一連の会議はやってはいるけど、現行法や現行寄附行為に則った形式の議事録を作成していないということであれば、当時の会議録に則って、有効な議事録を作成することは可能です。

また、実際にやっていないという場合は、所轄庁に事情を説明したうえで、指示をあおぐしかないかと思います。多くの場合、これから手続きを行い、遅延理由書等を添付したうえで届出を行うことになろうかと思いますが、その際に行政との連絡を代理することは可能です。

なお、従前は理事長が園長の場合は、任期の概念がないことから、重任登記をすることはありませんでしたが、今年度からは園長理事長であっても任期がありますので、重任する場合でもその都度登記が必要になります。登記が遅れた場合、理事長先生個人に対して過料のペナルティがあるようです。（聞いたところによると１年未満でも３万円程度科されるとか。）とはいえ、登記まわりは司法書士の業務（都道府県の学事課等への登記完了届は行政書士）ですので、理事長重任登記まわりの具体的な相談は司法書士に行っていただくことになります。（協力関係のある司法書士を紹介可能）

いずれにしても今回の私学法改正は、だいぶ厳しくなり、社会福祉法人の厳しさに近づいていますので、監査もそれなりに厳しくなることが予想されます。また、登記懈怠の過料のことを考えても、早めに対応するに越したことはありませんので、お困りの場合はお早めにご相談ください。

特定行政書士　寺島朋弥

相談料について

お電話やメールであっても、任期の考え方や議事録の記載事項といった個別具体的な質問への対応は有料相談扱いとなりますのでご了承ください。

本日は司法書士事務所にお邪魔し、お客様の資産総額変更登記やら理事長変更（重任）登記に関するお客様の重要書類の原本を取り次いできました。

私の議事録作成業務のやり方は、原則として会議の当日に立会い、分単位で事実に従ってリアルタイムに議事録を作成していき、会議終了後、議長や議事録署名人（理事長や監事）に10分ほどお待ちいただき、その場で署名まで終えて完成させ、登記が必要なものであればそのままお預かりして司法書士に取り次ぐというスタイルを取っています。お客様によっては、登記はご自身でされる場合や、普段から取引のある司法書士事務所や法律事務所に直接依頼されるので、その場合は当然その場で納品します。

なお、我々からしたら当たり前のことではあるものの、一般の方はあまり認識されていないので改めて書きますが、行政書士は登記はできません。お客様にはそこのところを丁寧に説明しないといけないのですが、私のやり方は最初に司法書士さんにお客様の園まで同行していただき、理事長等の代表者と対面して説明するようにしています。そうすることで、行政書士と司法書士が別の職業であり、手続きによって分担する必要があり、報酬もそれぞれ別に発生することをイメージとして理解していただきやすくなるのです。

司法書士さんにとっても、その場で本人確認ができますし、私も説明がしやすく、お客様も理解しやすいので、全員にとってメリットのあるやり方だと思っています。

事前にこういうプロセスを踏んで信頼関係を構築しているので、大切な書類を預かり、取り次ぐということを安心して任せていただけるのだと思っています。

ちなみに、法人設立業務も、最後は登記が必要なので、行政書士だけで完結することはできません。だからなのか、最初から司法書士に依頼したらいいという意見もあるようですが、一般の会社設立はともかく、私の専門である社会福祉法人といった公益系法人は、1～2年かけて行政庁との折衝を繰り返して認可を取るというプロセスが前提だったりするので、一概にも法人設立は司法書士だけで完結するとは言えないのが実状なのです。

専門家を検討するときは、単にワンストップのほうが楽で安そうとかいう基準ではなく、それぞれの専門性を考慮しながら選ばれるのがいいかと思います。ちなみに、安さはともかくとして、手続きの煩雑さについては、行政書士と司法書士はお互いがよく知っていて慣れている関係であれば、お客様の手を煩わせることがないようにそれぞれが考えるので、ほぼワンストップに近い形で進められると思います。よって、特に固定の取引先がないのであれば、専門家からの紹介に任せるというのも一つのやり方かと思います。

何はともあれ、今週は社会福祉法人や学校法人は登記だらけだと思います。自分たちで法務を回されている法人の事務員さん、3ヶ月間本当にお疲れ様でした！

特定行政書士　寺島朋弥